Artikel BAB 9 Merancang Organisasi yang Adaptif

Hari Subagya: Siapa yang Tidak Berubah, Pasti Terpuruk!

Di Indonesia, satu-satunya motivator muda yang secara konsisten gencar menggemakan pentingnya perubahan, mungkin hanya satu nama yaitu Hari Subagya. Maklum, motivator kelahiran Boyolali, 26 Agustus 1968 ini punya serial seminar motivasi dengan banderol sama persis dengan judul bukunya, Time to Change. Tak heran bila kemudian Hari—yang juga menulis buku berjudul Success Proposal dan Time to Change in Selling ini—berhasil menancapkan personal branding-nya sebagai motivator perubahan. Perubahan demi perbaikan dan kemajuan adalah keniscayaan di berbagai bidang. Tetapi faktanya, di segala lini atau bagian, selalu ada belahan kelompok yang mau berubah dan tidak mau berubah. Kelompok yang mau berubah memandang perubahan adalah keharusan, sementara kelompok yang tidak mau berubah memandang perubahan sebagai ancaman. Apa kata Hari Subagya? “Sungguh, perubahan itu adalah never ending story kalau kita mau bertahan. Siapa yang adaptiflah yang bertahan. Kalau tidak, dunia ini penuh dengan dinosaurus,” tegas jebolan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta ini.

Hari Subagya: Motivator Perubahan

Menurut Hari yang aktif di 3B Consulting dan PDP Consulting ini, treatment yang tepat bagi mereka yang tidak mau berubah harus dijalankan. Ada perubahan mindset, personal touch, ada kepemimpinan yang berwibawa dan berkarakter, bahkan jika perlu harus adapressure atau replacement yang tepat. Semuanya juga harus disesuaikan dengan situasi dan karakter organisasi, kultur, kepemimpinan, berikut karakter jenis industrinya sendiri. Tetapi yang pasti, “kegelisahan positif” harus senantiasa diciptakan dan ditumbuhkan dalam organisasi agar kita tidak tergilas oleh persaingan dan perubahan.

Untuk mendiskusikan pentingnya perubahan secara lebih mendalam lagi, Edy Zaqeus dari AndaLuarBiasa.com mewawancarai Hari Subagya melalui chatting internet. Dan, suami dari Evie Kusumawardhani dan ayah dari Asia (12), Aussie (8), dan Diaz (2,5) ini memberikan jawaban-jawaban yang bernas serta enak untuk dicerna. Berikut petikannya:

Apa aktivitas Anda terkini?

Memberikan training motivasi Time to Change. Ini training motivasi untuk para karyawan perusahaan maupun organisasi supaya mereka bisa adaptif terhadap perubahan-perubahan yang datang begitu cepat. Persaingan bisnis begitu ketat, sehingga segala sesuatunya harus dijalankan dengan cepat, dan dengan antusiasme penuh. Kalau motivasi tim lemah, konflik internal juga semakin membesar. Apalagi tidak ada kesadaran yang baik tentang pentingnya kerjasama bagi kesuksesan bisnis maupun pribadi. Maka, kondisi organisasi akansemakin memburuk.

Mengapa perubahan penting, kan malah banyak yang enggak suka berubah?

Apakah Anda masih memakai pager hahaha…. Perubahan demi perubahan selalu terjadi. Perubahan tidak pernah secara terang-terangan memberi tahu kita. Butuh kepekaan dan bahkan butuh kesadaran akan adanya perubahan di setiap bidang. Resistent terhadap perubahan? Layaknya memacu kendaraan dengan kecepatan tinggi tanpa sensitive terhadap tikungan-tikungan jalan. Siapa yang berubah,bisa sukses bisa gagal. Siapa yang tidak berubah, pasti terpuruk. Karena, selera dan ekspektasi customer kita selalu berubah, bahkan selalu meningkat. Untuk itu butuh sensitivitas untuk berubah dan memperbaiki diri.

Oke, bagaimana dengan orang yang ada dalam posisi comfort zone? Maksud saya, perusahaan lagi laba terus, penjualan meningkat terus, kinerja karyawan lagi bagus-bagusnya. Mau berubah ke mana? Pernah naik kereta dari Jakarta Surabaya? Nah, apakah pernah tertidur? Mengapa tertidur? Karena rodanya bulat. Roda yang bulat seimbang, maka orang merasa nyaman dan tidur. Jadi, siapa pun yang berada di perusahaan, jika nyaman akan tidur. Untuk itu, selalu penting untuk membangun kegelisahan positif. Kegelisahan di mana organisasi merasa perlu memperbaiki dan bermental. Selalu ada cara yang lebih baik, produk yang lebih baik, proses yang lebih cepat.

Tolong dielaborasi lagi maksud kegelisahan positif itu dan apa contohnya…?

Customer itu selalu senang dengan hal yang baru. Jadi, walaupun sangat maju layaknya Nokia, namun munculnya Blackberry bisa membuat Nokia tergopoh-gopoh dan tergerus market share-nya. Kegelisahan positif adalah kegelisahan yang membuat siapa pun menjadi ingin memperbaiki diri. Caranya, coba lontarkan pertanyaan sepuluh ekspektasi customer Anda. Sebagai seorang ayah, apa sepuluhekspektasi anak? Sebagai suami, apa sepuluh ekspektasi istri? Sebagai manajer, apa sepuluh ekspektasi anak buah? Sebagai anak buah, apa sepuluh ekspektasi atasan? Sebagai produsen, apa sepuluh ekspektasi konsumen? Jika kita terbiasa memiliki sepuluhkeinginan customer kita di posisi mana pun, maka akan terbangun kegelisahan positif dan progres.

Bagaimana kegelisahan positif bisa menang dari kegelisahan negatif? Maksud dan versi saya, kegelisahan akan akibat-akibat negatif dari perubahan?

Layaknya setan dan malaikat berperang! Mereka sama kuat. Yang kita bantuin yang menang. Kebanyakan pribadi senang bertindak dalam batas-batas kenyamanan mereka. Sembilan puluh lima persen manusia senang dengan hal yang demikian. Sedang beberapa yang berhasil menjadi luar biasa. Mereka bisa bekerja dalam batas yang tidak nyaman, karena kesuksesan adalah sebuah keharusan. Tidak semua orang juga senang dengan perubahan. Orang tidak senang dengan perubahan karena perubahan itu memang tidak nyaman. Membutuhkan energi ekstra dan juga biaya. Menawarkan perubahan kepada mereka, biasanya akan ditolak. Kecuali bagi mereka yang sudah bisa melihat perlunya perubahan. Jadi, perubahan itu tidak akan terjadi ketika belum dipandang perlu.

Tuhan sering membuat kejadian supaya manusia memandang perlu adanya perubahan. Kecelakaan yang hampir merenggut nyawa telah membuat orang berubah menjadi lebih baik dan hati-hati. Kematian sang anak karena sakit—dan tidak mampu membiayai biaya rumah sakit yang baik—telah membuat seseorang berubah menjadi sangat semangat dan mati-matian dalam bekerja. Cercaan dan makian yang menyakitkan dari para tetangga telah mengubah seseorang menjadi lebih santun dan tidak sombong. Atau, teguran-teguran lainnya.

Kehidupan ini sebenarnya selalu disiplin memberikan sinyal. Jarang terjadi sebuah jembatan roboh sebelum ada tanda-tanda lapuk atau besi berkarat, dan juga bunyi-bunyi sekrup yang kendor atau kerusakan kerusakan kecil. Begitu juga dalam tubuh kita. Manusia pada umumnya akan mati dimulai dengan tanda-tanda memutihnya rambut, melengkungnnya tulang punggung, dan berkurangnya penglihatanmaupun pendengaran. Itu semua adalah tanda-tanda. Kejelian dan kemauan kita menentukan.

What time is it? TIME TO CHANGE

Dalam perusahaan selalu ada dua kelompok yang bisa cepat melaju dan lambat melaju. Bagaimana treatment-nya manakala perusahaansudah tergerak untuk maju lebih cepat? Benar, setiap kelompok akan terdistribusi menjadi tiga kurva normal; ektrim kanan yang mendukung perubahan, ektrem kiri yang menolak, dan tengah yang masih bisa diajak ke kanan atau ke kiri. Tawarkan perlunya perubahan, ajari memandang perlunya perubahan. Karena, perubahan itu pasti, maka harus selalu dilakukan. Namun di sisi lain, kecenderungan manusia mencari titik-titik aman untuk tinggal. Jika seseorang menemukan alasan perlunya perubahan, mereka akan berubah. Setiap hari kehidupan dan kejadian selalu memberikan “laporan” untuk kita. Mulailah membaca laporan itu sehingga kita mampu menemukan perlunya perubahan.

Selalu ada upaya serangan balik dari kelompok yang tidak setuju berubah. Bagaimana wise treatment-nya?

Manusia… baik itu karyawan, manajer, dan direktur memiliki persepsi sendiri-sendiri. Tugas utama bagi pembawa perubahan adalah memberikan perspektif yang tepat untuk setiap individu. Ingat tidak semua sama. Dan, yang perlu digarisbawahi adalah kepentingan mereka. Show me the money dari masing masing individu. Ketika mereka menemukannya, mereka mendukungnya. Orang tidak setuju itu karena belum tahu atau karena kepentinganya terganggu. Atau, cara menyampaikanya tidak baik. Mungkin juga karena orang yang berada di lingkungan yang salah alias beda habitat. Nah, yang ini harus dipindahkan ke habitatnya hahaha….

Ini perspektif dari yang ogah berubah; perubahan mengguncang sistem, bagaimana dong? Satu simpul saja tidak selaras, ritme terganggu…?

Benar…! Perubahan itu berat, namun harus. bayangkan sebuah pabrik kompresor harus mengubah pabriknya dari kompresor dengan freon ke kompresor jenis baru. Bayangkan juga pabrik TV yang sudah lama dengan tabung harus mengubah produksi TV slim. Siapa yang berani tidak mengeluarkan TV slim dengan LCD? Siapa yang masih bertahan dengan TV tabung? Siapa yang berani membangun perusahaan tanpa harus membangun sistem IT di dalam? Tanpa e-mail? Sungguh, perubahan itu adalah never ending story kalau kita mau bertahan. Siapa yang adaptiflah yang bertahan. Kalau tidak, dunia ini penuh dengan dinosaurus.

Mari lebih menukik. Perubahan selalu berawal dari mindset. Padahal, titik ini pula yang paling susah digempur. Tawaran Anda?

Manusia yang menciptakan Tuhan. Jadi, kita menyontek Tuhan yang paling cespleng! Yaitu, menawarkan surga dan mengancam dengan neraka. Kita harus mampu menawarkan surganya dengan jelas dan menampakkan nerakanya dengan sangat jelas pula.Memahami satu per satu jenis pekerjaan dan karakter manusia. Dalam change management tentu ada tahapan-tahapannya agar bisa mulus.

Pintu-pintu perubahan mindset bisa melalui apa saja? Apa dari visi perusahaan, target, janji reward, atau bahkan sampai ke nilai-nilai terdalam organisasi? Training itu sebenarnya adalah installing values, memasukkan positive values dalam diri peserta. Ketika values ini kuat, itu juga yang membentuk cooporate culture. Ada yang unsur-unsur innovative mengemuka, creative menonjol, maka perubahan akan mudah. Begitu juga jenis-jenis industri. Fashion, teknologi, dan yang lekat dengan teknologi. Maka perubahan itu akan semakin cepat. Apakah Anda mau membeli handphone tanpa kamera? Mungkin hanya sedikit yang mau. Apakah mau membeli pelembab atau penyegar dibungkus plastik? Mungkin juga tidak! Apakah mau membeli motor dua tak hahaha… polusi! Hari bersama tim menciptakan permainan-permainan baru

Mengapa berubah itu sulit? Karena, kita ingin berubah dengan kesadaran atau conscious kita. Tetapi, baik itu emosi, kebiasaan, keyakinan, nilai, dan pola perilaku yang ada di subconscious tidak berubah. Kenyataanya sub-conscious yang lebih beperan. Alam bawah sadar kita yang lebih dominan. Ada yang mengatakan 88 persen subconscious berbanding 12 persen conscious. Jadi, bila terjadi konflik, maka probability kemenangannya adalah dimenangkan oleh subconcious. Itu sebabnya, banyak orang mengalami perubahan atau sukses membuat perubahan besar dalam hidupnya karena dipicu oleh intensitas emosi. Juga oleh perubahan nilai-nilai dalam kehidupanya, perubahan keyakinannya yang semakin membaik dan membesar, serta behavior patern yang berubah.

Nah, di sini sering organisasi melupakan “emosi”. Apa pun dalam perubahan juga harus mengandung “adonan emosi”. Harga diri, semangat, persaingan, penghormatan, penghargaan, aktualisasi, cinta, dll.

Sepertinya soal personal touch juga menentukan. Dalam hal ini, apa Anda lihat ada kelebihan pendekatan orang-orangkita dibanding orang luar?

Wah, kalau hal ini benar-benar tergantung orangnya. Namun, tidak dimungkiri, orang luar sering mendapat apresiasi lebih sehingga sebagai endorser yang lebih kuat. Sugestinya lebih kuat hahaha…. Namun, orang kita memiliki pendekatan budaya yang tentu lebih baik karena pemahamannya. Memang, orang akan senang mendengar dari yang dia hormati, dia sukai, dia percaya, yang suka padanya, dan yang seperti dirinya. Ini PR bagi siapa pun yang menjadi agen perubahan untuk memahami, agar dalam proses perubahan—terutama dalam sebuah organisasi—tidak menghasilkan konflik yang tinggi.

Hari: Perubahan adalah keniscayaan bila ingin survive

Soal budaya ini, budaya organisasi-organisasi di Indonesia, apakah menghambat atau malah kondusif bagi perubahan? Sebenarnya, dari pengalaman saya bekerja, faktornya banyak sekali. Bisa orangnya, bisa juga jenis industrinya, bahkan termasuk karakter pemilik atau pimpinanya. Beberapa restoran tradisional mengalami kegagalan karena tidak berubah. Sedang restoran “impor” selalu memiliki mainan-mainan baru, menu-menu baru, supaya mereka tetap menarik.Coba kunjungi restoran dan kafe-kafe saat ini, semua sudah lengkap dengan layout dan desain yang bagus, plus WIFI. Namun,restoran-restoran lokal tetap diam dan perlahan-lahan menutup gerainya satu per satu.

Karakter pemimpin perusahaan macam apa yang kondusif bagi perubahan dan inovasi?

Yang terbuka dengan hal-hal baru. Dengan teknologi, dengan tren, lifestyle, isu lingkungan, dll. Baru saja saya mengisi Time to Change Motivation di sebuah perusahaan makanan. Di sana kita akan menemukan produk-produk baru yang menarik. Kacang yang selama ini menjadi produk tukang keliling bisa menjadi produk yang sophisticated. Peluncuran produk baru minuman jeruk dengan merektertentu, ini juga inovasi. Malam ini saya ke Lembang untuk memberikan motivasi bagi tim inovator sebuah perusahaan. Saya banyak menemui produk kosmetik baru yang menawan, baik dari kualitas maupun kemasan. Bahkan, cara memakainya. Pemimpin-pemimpin yang visioner dan adaptif yang akan sangat survive dan sukses. Sedang pemimpin yang kaku akan ketinggalan.

Mari kita tarik sedikit ke lingkup nasional. Menurut Anda, masyarakat kita sekarang—menatap persaingan global—harus bersikap atau berubah seperti apa?

Competitor is motivator! Ini harus menjadi mindset kita semua. Memiliki pesaing yang baik artinya kita akan semakin baik. Berbahagialah dengan keterbukaan dan kelancaran informasi di Indonesia. Maka, kita akan melihat dunia lebih terang benderang. Dan,masyarakat kita pun akan belajar sangat banyak, serta mengambil keuntungan yang banyak dari kondisi ini

Menurut Anda, masyarakat kita sudah siap untuk berubah dan bersaing dengan negara-negara maju lainnya? Atau, masih harus menunggu lebih lama lagi?

Teruslah belajar! Keep learning keep growing! Bidang apa pun, persaingan adalah hal yang hanya akan membuat kita semakin kuat!Kita siap! Sangat siap! Namun, kita harus mengetahui dengan baik kelemahan dan kekuatan sendiri. Pemerintah harus mengarahkan dan membantu dengan intensif, masyarakat Indonesia pasti jaya. Siapa yang bisa mengalahkan pariwisata Indonesia? Tentu tak tertandingi karena memang uniqueness-nya yang luar biasa. Sumber alam, sumberdaya manusia, letak geografis, dll. Sekaranglah saatnya! Now! NoOpportunity Wasting. Tidak boleh menunggu. Sukses besar untuk Indonesia![ez]

Foto-foto: Dokumentasi pribadi beserta koleksi PDP Consulting.

Sumber : http://harisubagya.com/andaluarbiasa.html

BAB 9 Merancang Organisasi yang Adaptif

Sekilas tentang materi yang telah di presentasikan oleh kelompok  4

Organisasi adalah penggunaan sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi untuk meraih tujuan-tujuan strategis

Pengelolaan Struktur Vertikal

Struktur Organisasi adalah kerangka kerja dimana sebuah organisasi menentukan bagaimana membagi tugas, menggunakan sumber daya dan mengoordinasikan departemen-departemen. Peta Organisasi adalah representasi visual dari struktur organisasi. Hal-hal penting dari struktur vertikal :

• Spesialisasi kerja adalah pembagian tugas-tugas organisasi menjadi pekerjaan individu disebut juga divisi kerja
• Rantai perintah adalah Garis wewenang menghumbungkan semua individudan menjelaskan jabatan orang tersebut. Wewenang adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil keputusan dan memberikan perintah.  Wewenang dibagi menjadi 3, yaitu :

§  Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang

§  Wewenang berlaku untuk bawahan

§  Wewenang berjalan dari atas ke bawah ke dalam hierarki vertikal

Tanggung Jawab adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktifitas yang diembankan. Delegasi adalah proses yang digunakan manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab pada jabatan-jabatan yang lebih rendah.

Kewenangan lini adalah orang-orang yang memiliki jabatan manajer memiliki wewenang resmi untuk mengarahkan dan mengontrolbawahan secara langsung. Kewenangan staf adalah bentuk kewenangan yang diberikan pada para staf ahli dalam area keahlian mereka.

Ruang Lingkup manajemen adalah jumlah pegawai yang memberikan laporan pada supervisor. Faktor-faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya besarnya lingkup pengendalian, yaitu :

1.       Pekerjaan yang sifatnya stabil dan rutin

2.       Pekerjaan yang serupa antara satu dan lainnya

3.       Ditempatkan disatu tempat yang sama

4.       Orang yang sangat terlatih dan harus sedikit diarahkan

5.       Peraturan dan prosedur yang berkenaan

6.       Sistem dan personel pendukung harus tersedia bagi manajer

7.       Waktu untuk melakukan supervisi terhadap kegiatan yang tidak perlu disupervisi

8.       Gaya manajer  harus telebih dahulu menguntungan banyak bawahan

Sentralisasi adalah wewenang dalam pengambilan keputusan berada di tingkatan organisasi atas. Dan Desentralisasi adalah lokasi wewenang dalam pengambilan keputusan berada di tingkatan organisasi paling bawah. Faktor-faktor yang biasanya mempengaruhi sentralisasi vs desentralisasi adalah :

1. Perubahan dan ketidakpastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi
2. Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan
3. Pada saat krisis atau saat diujung tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas

Departementalis

Departementalis adalah landasan dimana individu-individu dikelompokkan kedalam departemen-departemen, dan departemen-departemen kedalam organisasi secara keseluruhan. 5 pendekatan terhadap desain struktur adalah fungsional vertikal, divisional, matriks, berdasarkan kerja tim dan jaringan virtual.

Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke dalam departemen berdasarkan ketrampilan, keahlian, aktifitas kerja dan penggunaan sumber daya yang sama. Struktur Divisional adalah sebuah struktur organisasi dimana departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam organisasi.

Pendekatan Matriks adalah menggabungkan aspek-aspek yang ada pada struktur fungsional dan divisional secara serempak dalam bagian yang sama pada organisasi. Pendekatan tim dapat melalui; tim lintas fungsi dan tim permanen. Struktur jaringan virtual adalah struktur organisasi yang memisahkan fungsi-fungsi besar kedalam perusahaan-perusahaan yang berbeda dimana dihubungkan oleh sebuah organisasi dengan kantor pusat kecil.

Keuntungan dan kelebihan setiap struktur :

• Fungsional, kelebihannya : ekonomis, spesialisasi dan pengembangan ketrampilan yang mendalam, pengarahan dan pengendalian manajer pusat. Kekurangan : kurangnya komunikasi antara departemen-departemen fungsional, respon yang lambat, keputusan di pusatkan di hierarki
• Divisional, kelebihannya : respon cepat, memperhatikan kebutuhan pelanggan, koordinasi yang sangat baik diantara departemen-departemen fungsional, kekurangan : duplikasi sumber daya dalam setiap divisi, kurangnya pendalaman dan spesialisasi teknis, kurangnya koordinasi antar divisi
• Matriks, kelebihannya: penggunaan sumber daya lebih efisien, fleksibilitas, kerjasama antar fungsi, kekurangan : rasa frustasi dan bingung, konflik besar antar 2 sisi matriks, terlalu banyak rapat
• Tim, kelebihannya: lebih banyak kompromi, lebih cepat memberikan respon dan keputusan, moril dan antusiasme pegawai yang baik, kekurangan : kesetiaan dan konflik berlipat ganda, banyak waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk melakukan laba, desentralisasi tidak terencana.
• Jaringan Virtual, kelebihan : bisa mendapatkan keahlian dari seluruh dunia, sangat fleksibel dan responsif, biaya tambahan dikurangi, kekurangan : kurangnya pengendalian, tuntutan yang lebih besar kepada manajer, kesetiaan pegawai semakin lemah.

Semoga berguna..:D

Workshop Perumusan Strategi Advokasi KKR Aceh

ARTIKEL BAB 7 PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN STRATEGI

Sistem Manajemen Strategis

Sistem manajemen strategis adalah proses merumuskan dan mengimplementasikan strategi untuk mewujudkan visi secara terus menerus secara terstruktur. Strategi adalah pola tindakan terpilih untuk mencapai tujuan tertentu. Pada mulanya, sistem manajemen strategis bercirikan: mengandalkan anggaran tahunan, berjangka panjang dan berfokus pada kinerja keuangan. Penerapan sistem manajemen strategis yang demikian di banyak perusahaan swasta mengalami kegagalan. Sebab-sebabnya antara lain: hanya 25% manajer yang memiliki insentif yang terhubung ke strategi, 60% perusahaan tidak menghubungkan anggarannya ke strategi, 85% dari tim eksekutif menghabiskan waktu kurang dari satu jam untuk membahas strategi tiap bulan, dan hanya 5% pegawai yang memahami strategi.

Namun sistem manajemen strategis tetap diperlukan karena perusahaan dituntut untuk berkembang secara terencana dan terukur, sehingga memerlukan peta perjalanan menghadapi masa depan yang tidak pasti, memerlukan langkah-langkah strategis, dan perlu mengarahkan kemampuan dan komitmen SDM untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Balanced scorecard yang dikembangkan oleh Norton dan Kaplan memberikan solusi terhadap tuntutan ini. Peran balanced scorecard dalam sistem manajemen strategis adalah: memperluas perspektif dalam setiap tahap sistem manajemen strategis, membuat fokus manajemen menjadi seimbang, mengaitkan berbagai sasaran secara koheren, dan mengukur kinerja secara kuantitatif.

Penggunaan balanced scorecard dalam konteks perusahan swasta ditujukan untuk menghasilkan proses yang produktif dan cost effective, menghasilkan financial return yang berlipat ganda dan berjangka panjang, mengembangkan sumber daya manusia yang produktif dan berkomitmen, mewujudkan produk dan jasa yang mampu menghasilkan value terbaik bagi customer/pelanggan.

Balanced scorecard diyakini dapat mengubah strategi menjadi tindakan, menjadikan strategi sebagai pusat organisasi, mendorong terjadinya komunikasi yang lebih baik antar karyawan dan manajemen, meningkatkan mutu pengambilan keputusan dan memberikan informasi peringatan dini, serta mengubah budaya kerja. Potensi untuk mengubah budaya kerja ada karena dengan balanced scorecard, perusahaan lebih transparan, informasi dapat diakses dengan mudah, pembelajaran organisasi dipercepat, umpan balik menjadi obyektif, terjadwal, dan tepat untuk organisasi dan individu; dan membentuk sikap mencari konsensus karena adanya perbedaan awal dalam menentukan sasaran, langkah-langkah strategis yang diambil, ukuran yang digunakan, dll.

Kelebihan sistem manajemen strategis berbasis balanced scorecard dibandingkan konsep manajemen yang lain adalah bahwa ia menunjukkan indikator outcome dan output yang jelas, indikator internal dan eksternal, indikator keuangan dan non-keuangan, dan indikator sebab dan akibat. balanced scorecard paling tepat disusun pada saat-saat tertentu, misalnya ketika ada merjer atau akuisisi, ketika ada tekanan dari pemegang saham, ketika akan melaksanakan strategi besar dan ketika organisasi berubah haluan atau akan mendorong proses perubahan. balanced scorecard juga diterapkan dalam situasi-situasi yang rutin, antara lain: pada saat menyusun rencana alokasi anggaran, menyusun manajemen kinerja, melakukan sosialisasi terhadap kebijakan baru, memperoleh umpan balik, meningkatkan kapasitas staf.

Adakah kemungkinan kegagalan dalam menerapkan balanced scorecard? Menyusun balanced scorecardbukanlah pekerjaan yang mudah. Banyak organisasi gagal membuat balanced scorecard karena berbagai sebab. Sebab-sebab itu antara lain: tidak ada komitmen pimpinan, terlalu sedikit staf terlibat, scorecard disimpan saja, proses penyusunan yang lama dan sekali jadi, menganggap balanced scorecard sebagai sebuah proyek, kesalahan memilih konsultan, atau menggunakan balanced scorecard hanya untuk keperluan pemberian kompensasi.

Siapa yang menggunakan balanced scorecard? Banyak organisasi swasta, pemerintah dan nirlaba yang telah menggunakan balanced scorecard 60% dari 1000 organisasi dalam Fortune menggunakan balanced scorecard.Balanced scorecard semakin banyak diadopsi di Eropa, Australia dan Asia oleh organisasi besar, menengah dan kecil. Industri pengguna balanced scorecard sendiri terdiri dari berbagai macam perusahaan, seperti bank, konstruksi, jasa konsultansi, IT, perminyakan, farmasi, penerbangan, asuransi, manufacturing, perusahaan dagang dan distribusi. Perusahaan yang menunjukkan keberhasilan luar biasa setelah menerapkan balanced scorecard adalah antara lain: MOBIL Oil yang pada tahun 1993 menempati posisi ke 6 dalam provitability, kemudian menjadi nomor satu pada periode 1995–1998; CIGNA pada tahun 1993 rugi $275 M, tahun 1994: menjadi untung sebesar $15 M dan tahun 1997 sebesar $98 M; BROWN & ROOT ENG. tahun 1993 rugi namun tahun 1996 menjadi nomor satu dalam pertumbuhan profit.

Konsepsi Balanced Scorecard

Kemunculan gagasan balanced scorecard berawal dari temuan riset Kaplan dan Norton (dari Harvard Business School) pada awal tahun 1990an. Konsep awal balanced scorecard berdasarkan riset tersebut ditulis pada tahun 1992 di majalah prestisius Harvard Business Review. Pada tahun 1996 Norton dan Kaplan menerbitkan buku The Balanced Scorecard – Translating Strategy into Action, berdasarkan pengalaman mereka dalam menerapkan balanced scorecard pada banyak perusahaan di Amerika. Buku ini semakin mempopulerkan balanced scorecard, sampai ke negara-negara di Eropa, Australia dan Asia. Belum lama ini mereka menerbitkan buku The Strategy Focused Organisation – How BSC Companies Thrive in the New Business Environment (2001). Para penemu dan rekan-rekannya membangun sebuah lembaga Balanced Scorecard Collaboration untuk mempopulerkan penggunaan balanced scorecard pada berbagai institusi di berbagai negara. Secara teratur Norton dan Kaplan menyelenggarakan konferensi di berbagai negara untuk memperkenalkan dan membahas konsep-konsep terbaru mereka. Disayangkan Indonesia sampai saat ini belum mampu menghadirkan pencetus ide balanced scorecard ini, namun kursus-kursus dan buku-buku mengenai balanced scorecard sudah ada, walau masih bersifat terbatas.

Balanced scorecard secara singkat adalah suatu sistem manajemen untuk mengelola implementasi strategi, mengukur kinerja secara utuh, mengkomunikasikan visi, strategi dan sasaran kepada stakeholders. Katabalanced dalam balanced scorecard merujuk pada konsep keseimbangan antara berbagai perspektif, jangka waktu (pendek dan panjang), lingkup perhatian (intern dan ekstern). Kata scorecard mengacu pada rencana kinerja organisasi dan bagian-bagiannya serta ukurannya secara kuantitatif.

Balanced scorecard memberi manfaat bagi organisasi dalam beberapa cara:

ü menjelaskan visi organisasi

ü menyelaraskan organisasi untuk mencapai visi itu

ü mengintegrasikan perencanaan strategis dan alokasi sumber daya

ü meningkatkan efektivitas manajemen dengan menyediakan informasi yang tepat untuk mengarahkan perubahan

Selanjutnya dalam menerapkan balanced scorecard, Robert Kaplan dan David Norton, mensyaratkan dipegangnya lima prinsip utama berikut:

(1) menerjemahkan sistem manajemen strategi berbasis balanced scorecard ke dalam terminologi operasional sehingga semua orang dapat memahami

(2) menghubungkan dan menyelaraskan organisasi dengan strategi itu. Ini untuk memberikan arah dari eksekutif kepada staf garis depan

(3) membuat strategi merupakan pekerjaan bagi semua orang melalui kontribusi setiap orang dalam implementasi strategis

(4) membuat strategi suatu proses terus menerus melalui pembelajaran dan adaptasi organisasi dan

(5) melaksanakan agenda perubahan oleh eksekutif guna memobilisasi perubahan.

Penggunaan Balanced Scorecard

Balanced scorecard digunakan dalam hampir keseluruhan proses penyusunan rencana. Tahapan penyusunan rencana pada dasarnya meliputi enam kegiatan berikut: perumusan strategi, perencanaan strategis, penyusunan program, penyusunan anggaran, implementasi dan pemantauan.

1. Perumusan Strategi

Tahap ini ditujukan untuk menghasilkan misi, visi, keyakinan dan nilai dasar, dan tujuan institusi. Proses perumusan strategi dilakukan secara bertahap, yaitu: analisis eksternal, analisis internal, penentuan jati diri,dan perumusan strategi itu sendiri.

Analisis Eksternal dan Internal

ANALISIS EKSTERNAL terdiri dari analisis lingkungan makro dan mikro. Analisis lingkungan makro bertujuan mengidentifiksasi peluang dan ancaman makro yang berdampak terhadap value yang dihasilkan organisasi kepada pelanggan. Obyek pengamatan dalam analisis ini adalah antara lain: kekuatan politik dan hukum, kekuatan ekonomi, kekuatan teknologi, kekuatan sosial, faktor demografi.

Analisis eksternal mikro diterapkan pada lingkungan yang lebih dekat dengan institusi yang bersangkutan. Dalam dunia perusahaan, lingkungan tersebut adalah industri di mana suatu perusahaan termasuk di dalamnya. Analisis yang dilakukan dapat menggunakan teori Porter mengenai persaingan, yaitu: kekuatan tawar pemasok, ancaman pendatang baru, kekuatan tawar pembeli, ancaman produk atau jasa pengganti.

ANALISIS INTERNAL ditujukan untuk merumuskan kekuatan dan kelemahan perusahaan. Kekuatan suatu perusahaan antara lain: kompetensi yang unik, sumberdaya keuangan yang memadai, keterampilan yang unggul, citra yang baik, keunggulan biaya, kemampuan inovasi tinggi, dll. Sedangkan kelemahan perusahaan antara lain: tidak ada arah strategi yang jelas, posisi persaingan yang kurang baik, fasilitas yang ‘usang’, kesenjangan kemampuan manajerial, lini produk yang sempit, citra yang kurang baik, dll.

Penentuan Jati Diri

Penentuan jati diri organisasi terdiri dari perumusan misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar dan tujuan organisasi.

MISI menjelaskan lingkup, maksud atau batas bisnis organisasi, yaitu kebutuham pelanggan apa yang akan dipenuhi oleh organisasi, siapa dan di mana; serta produk inti apa yang dihasilkan, dengan teknologi inti dan kompetensi inti apa. Misi ditulis sederhana, ringkas, terfokus. Unsur-unsur misi meliputi produk inti, kompetensi inti, dan teknologi inti. Yang dimaksud dengan produk inti adalah barang atau jasa yang dipersepsi bernilai tinggi oleh pelanggan, berupa komponen kunci dilindungi hak paten dan menghasilkan laba terbesar. Kompetensi inti adalah kemampuan kunci yang dimiliki organisasi dalam menghasilkan produk inti. Sedang teknologi inti adalah know-how, perangkat keras dan perangkat lunak yang menjadi basis kompetensi inti.

Beberapa contoh misi adalah sebagai berikut.

“To engineer, produce, and market the world’s finest automobiles, known for uncompromised levels of distinctiveness, comfort, convenience, and refined performance.” (Cadillac Motor Co.)

“To produce outstanding financial returns by providing totally reliable, competitively superior global air-ground transportation of high priority goods and document that require rapid, time-sensitive delivery.” (FedEx).

VISI menggambarkan akan menjadi apa suatu organisasi di masa depan. Ia bersifat sederhana, menumbuhkan rasa wajib, memberikan tantangan, praktis dan realistik, dan ditulis dalam satu kalimat pendek. Contoh-contoh visi adalah:

“We will be an outstanding company by exceeding pelanggan expectations through empowered people, guided by shared values.” (PepsiCo.)

“From managing a world-class port, we shall grow into world-class corporation with network of perts, logistics and related businesses throughout the world. We shall be recognized everywhere for quality and value.” (Otoritas Pelabuhan Singapore).

“Menjadi perusahaan jasa konsultan perencana nomor satu di Jakarta.”

“Menjadi BPR terbesar, tangguh dan dihargai di Cianjur Selatan.”

Visi perlu diperinci dalam berbagai perspektif. Dalam perspektif finansial, misalnya: “Kami akan menyerahkan nilai superior jangka panjang secara konsisten kepada pemegang saham”. Dalam perspektif pelanggan: “Kami akan memberikan nilai terbaik pada setiap penawaran yang memenuhi kebutuhan pelanggan dalam pasar yang dipilih untuk dilayani.” Dalam perspektif proses internal: “Kami akan meningkatkan nilai pelanggan melalui berfikir kembali, meningkatkan dan memperlancar (mengefisienkan) proses bisnis kami.” Dalam perspektif pembelajaran dan pertumbuhan: “Kami akan selalu berfikir tentang pelanggan dan bangga sebagai orang yang bertanggungjawab terhadap pelanggan.”

KEYAKINAN DASAR adalah pernyataan yang perlu dipegang direksi dan karyawan dalam menghadapi hambatan dan ketidakpastian. Pernyataan ini untuk mendorong semangat manajemen dan karyawan dalam menghadapi hambatan dan ketidakpastian. Contoh: “We believe that customer service and satisfaction are fundamental to any succesful long-term partnership. We shall provide our customers with service of high quality and at the right price.” (PSA Co.)

NILAI DASAR adalah untuk membimbing manajemen dan karyawan dalam memutuskan pilihan yang dapat muncul setiap saat. Contoh: nilai dasar PepsiCo adalah: Diversity – menghargai perbedaan setiap orang, Integrity – melakukan apa yang dikatakan, Honesty – berbicara terbuka dan bekerja keras memahami dan menyelesaikan masalah, Teamwork – bekerja untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, Accountability – kesungguhan memenuhi harapan, Balance – menghargai keputusan seseorang untuk mencapai keseimbangan dalam hidup.

TUJUAN adalah pernyataan tentang apa yang akan diwujudkan sebagai penjabaran visi organisasi. Tujuan dijabarkan dalam empat perpektif pula: Apa tujuan yang berkaitan dengan perspektif pelanggan? Apa tujuan yang berkaitan dengan perspektif finansial ? Apa proses bisnis internal yang akan mendukung pencapaian tujuan pelanggan dan finansial? Apa tujuan yang berkaitan dengan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan?

Contoh-contoh pernyataan tujuan adalah: “Menjadi perusahaan jasa konstruksi paling menguntungkan di Indonesia pada tahun 2005 berdasarkan keunggulan dalam manajemen, teknologi, dan sumber daya manusia.” ”Mencapai oplah 100.000 eksemplar pada tahun 2006.” “Membangun 15.000 unit RSS per tahun sejak tahun 2007 dengan model yang paling diminati, didukung teknologi terbaik, dilaksanakan oleh pekerja bangunan yang handal dan berkomitmen.”

Perumusan Strategi

Strategi dibuat dalam beberapa tingkatan: tingkat organisasi, tingkat unit bisnis, dan tingkat fungsional. Dalam menentukan strategi perlu dikenali penghalang intern yang dihadapi, antara lain management barrier: di mana management system didisain secara tradisional untuk pengawasan pelaksanaan kegiatan dan terkait dengan anggaran, bukan strategi, vision barrier: dimana strategi seringkali tidak dimengerti oleh mereka yang harus menerapkannya, operational barrier: dimana proses-proses penting tidak dibuat untuk menggerakkan strategi, dan people barrier: dimana tujuan orang per orang, peningkatan kemampuan dan pengetahuan karyawan tidak terkait dengan implementasi strategi organisasi.

Strategi yang baik umumnya mengikuti kriteria sebagai berikut: konsisten secara intern, realistik, berfokus pada pencarian peluang dan penyelesaian akar masalah, meningkatkan customer value, menonjolkan keunggulan kompetitif, fleksibel, mudah dilaksanakan dalam perusahaan, dan tanggap terhadap lingkungan eksternal.[1]

2. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis meliputi proses penentuan sasaran, tolok ukur, target dan inisiatif.

SASARAN adalah kondisi masa depan yang dituju. Sasaran bersifat komprehensif: sesuai dengan tujuan dan strategi, merumuskan sasaran secara koheren, seimbang dan saling mendukung. Beberapa pedoman dalam menentukan sasaran adalah: sasaran harus menentukan hasil tunggal terukur yang harus dicapai, sasaran harus menentukan target tunggal atau rentang waktu untuk penyelesaian, sasaran harus menentukan faktor-faktor biaya maksimum, sasaran harus sedapat mungkin spesifik dan kuantitatif (dan oleh karenanya bisa diukur dan dapat diuji), sasaran harus menentukan hanya apa dan kapan; harus menghindari spekulasi kata mengapa dan bagaimana, sasaran harus dalam arah mendukung, atau sesuai dengan, rencana strategis organisasi dan rencana tingkat tinggi lainnya, dan sasaran harus realistik dan dapat dicapai, tetapi tetap menggambarkan tantangan yang berat. Antara visi, tujuan dan sasaran harus saling terkait dalan alur logikanya jelas.

Sasaran juga harus dijabarkan dalam berbagai perspektif. Contoh: Perspektif finansial: “Kami akan mencapai suatu hasil total yang secara konsisten akan menempatkan perusahaan kami diantara 125 organisasi puncak yang terdaftar pada the S&P 500”. Perspektif pelanggan: “Kami akan secara terus-menerus meningkatkan persepsi pelanggan tentang nilai-nilai yang ditawarkan perusahaan kami sehingga jumlah pelanggan yang tidak memberikan nilai “sangat baik” akan menurun sebanyak 40% ketika melakukan survei pelanggan pada tahun 1998”. Perspektif proses internal: “Pada tahun 1998, rasio biaya total operasional kami akan turun sepertiga (33,33%)”. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran: “Sasaran kami adalah peningkatan tahunan pada skor yang ditetapkan oleh surveibenchmark. Selain itu, kami akan memantau kemajuan kami melalu pengumpulan opini karyawan, baik secara formal maupun non-formal, secara periodik”.

TOLOK UKUR adalah alat untuk mengukur kemajuan sasaran. Tolok ukur terdiri dari dua jenis: tolok ukur hasil (lag indicator) dan tolok ukur pemacu kinerja (lead indicator). Keduanya merupakan key performance indicators. Indikator kinerja kunci harus merupakan faktor-faktor yang bisa diukur, masuk secara logis dalam area hasil kunci tertentu yang sasarannya jelas, mengidentifikasi apa yang akan diukur, bukan berapa banyak atau ke arah mana, merupakan faktor-faktor yang dapat ditelusuri asalnya (tracked) secara terus-menerus sampai tingkat yang memungkinkan.

Jika outcome indicator berfokus pada hasil-hasil kinerja pada akhir periode waktu atau aktivitas dan merefleksikan keberhasilan masa lalu atau aktivitas-aktivitas dan keputusan-keputusan yang telah dilaksanakan, maka output indicator mengukur proses-proses dan aktivitas-aktivitas antara dan hipotesis dari hubungan sebab-akibat strategik. Contoh ukuran hasil dalam konteks peningkatan profit: pertumbuhan pendapatan, sedang ukuran pemacunya: revenue mix. Dalam konteks meningkatkan kepercayaan pelanggan, ukuran hasil: persentase pendapatan dari pelanggan baru, sedang ukuran pemacu: pertumbuhan pelanggan baru.

TARGET berfungsi memberikan usaha tambahan tetapi tidak bersifat melemahkan semangat, berjangka waktu dua sampai lima tahun agar memberikan banyak waktu untuk melakukan terobosan, membatasi banyak target, berfokus pada terobosan dalam satu atau dua area kunci, tergantung pada nilai (value), kesenjangan (gap), ketepatan waktu (timeliness), hasrat/keinginan (appetite), keterampilan (skill). Target dapat ditentukan dengan menggunakan hasil benchmarking. Benchmarking adalah untuk mendapat informasi praktek terbaik, untuk membangun suatu kasus yang jelas guna mengkomunikasikan betapa pentingnya mencapai target-target itu.

INISIATIF adalah langkah-langkah jangka panjang untuk mencapai tujuan. Inisiatif tidak harus spesifik pada satu bagian, tetapi dapat bersifat lintas fungsi/bagian, mengindentifikasi hal-hal penting yang harus dilakukan oleh organisasi agar mencapai tujuan, harus jelas agar manajer dan karyawan dapat menentukan rencana yang diperlukan, dan memperkirakan sumberdaya yang diperlukan untuk mendukung pencapaian strategi secara keseluruhan.

3. Penyusunan Program

Proses penyusunan program adalah: menjabarkan inisiatif menjadi beberapa program yang akan dilaksanakan beberapa tahun yad., memperkirakan investasi yang diperlukan untuk setiap program, menghitung perkiraan penerimaan yang dapat diperoleh dan menghitung perkiraan laba/hasil yang akan diperoleh.

4. Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran bertujuan untuk menentukan kegiatan tahun berikutnya dan sumber daya yang diperlukan. Anggaran disusun berdasarkan iniatif yang telah dirumuskan. Anggaran yang baik adalah: merupakan rencana tindakan terperinci, merupakan rencana satu-dua tahunan, menguraikan biaya yang diperlukan, mengidentifikasi pencapaian terpenting kegiatan tsb., menyebutkan siapa yang akan bertanggung jawab, sebagai referensi menyusun rencana kinerja individual, ditulis secara singkat namun lengkap, alat untuk memantau kinerja dan diperbarui apabila terjadi perubahan-perubahan. Dengan sdemikian balanced scorecard mendukung suatu sistem manajemen yang lengkap dengan mengkaitkan strategi jangka panjang ke penganggaran tahunan.

5. Implementasi

Tahap ini melaksanakan kegiatan sesuai rencana.

6. Pemantauan dan Pengendalian

Tahap ini membandingkan kinerja dengan target. Berbagai kemungkinan hasil adalah berhasil, gagal, dan variasi diantara keduanya. Prinsip umum dalam pemantauan adalah mengukur kinerja, membandingkan kinerja, melakukan tinjauan ulang, memberi penghargaan dan mengidentifikasi hasil yang dicapai, mempelajari pengalaman, menyesuaikan dan menyegarkan strategi, dan melakukan perbaikan. Pemantauan harus diikuti dengan pengendalian. Jenis-jenis pengendalian: pengendalian premis/asumsi dasar, pengendalian implementasi, pengawasan strategis, dan pengendalian berdasarkan sinyal-sinyal khusus. Pengendalian dapat lebih mudah dilakukan dengan menggunakan balanced scorecardkarena tolok ukurnya sudah diperjelas.[2]

Penggunaan Balanced Scorecard Pada Organisasi Pemerintah

Mengapa institusi pemerintah perlu mengadopsi balanced scorecard ? Pemerintah pada era sekarang ini, baik pemerintah pusat, daerah maupun lokal diharapkan untuk menjadi: akuntabel, kompetitif, ramah rakyat, dan berfokus pada kinerja. Organisasi pemerintah juga ditantang untuk memenuhi harapan berbagai kelompok stakeholders (yaitu penerima layanan, karyawan, lembaga pemberi pinjaman/hibah, masyarakat, dan pembayar pajak). Tuntutan ini mengharuskan organisasi pemerintah untuk bertindak profesional sebagaimana yang dilakukan oleh organisasi swasta. Organisasi pemerintah harus mempunyai sistem manajemen strategis. Karena dunia eksternal adalah sangat tidak stabil, maka sistem perencanaan harus mengendalikan ketidak-pastian yang ditemui. Organisasi pemerintah, dengan demikian, harus berfokus strategi. Strategi ini lebih bersifat hipotesis, suatu proses yang dinamis, dan merupakan pekerjaan setiap staf. Organisasi pemerintah harus juga merasakan, mengadakan percobaan, belajar, dan menyesuaikan dengan perkembangan.

Agar organisasi pemerintah dapat berfokus pada strategi yang sudah dirumuskan, maka organisasi pemerintah juga harus menterjemahkan strategi ke dalam terminologi operasional, menyelaraskan organisasi dengan strategi (dan bukan sebaliknya), memotivasi staf sehingga membuat strategi merupakan tugas setiap orang, menggerakkan perubahan melalui kepemimpinan eksekutif, dan membuat strategi sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

Adapun perbedaan karakteristik organisasi swasta dan pemerintah adalah sebagai mana ditunjukkan dalam tabel berikut.

______________________________________________________________________

Perspektif Swasta Pemerintah____________________________

Finansial Pemegang saham DPR, pembayar pajak, konstituen

Pelanggan Pelanggan Orang yang menggunakan jasa/pelayanan

publik

Proses Proses Membuat produk Memberikan pelayanan secara kompetitif

Internal yang diunggulkan

Pertumbuhan & karyawan, direksi pejabat politik (menteri), pegawai pemerintah

Pembelajaran

________________________________________________________________________

Contoh Penerapan

Berikut ini adalah konsep BSC untuk kota Charlotte (AS) untuk menunjukkan perbedaannya dengan organisasi swasta seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu.

Ada tujuh komponen dalam BSC Kota Charlotte, yaitu: visi, tema strategis (atau area fokus), prinsip strategis, perspektif, sasaran, kaitan, dan ukuran & target.

Visi: Visi Kota Charlotte secara singkat adalah untuk menjadi “pilihan masyarakat untuk hidup, bekerja dan berekreasi”.

Tema strategis atau area fokus: Dewan Kota menetapkan lima tema strategis atau area fokus sebagai strategi untuk mencapai visi kota: ketenteraman warga (community safety), kemandirian kota (city-within-city), kemajuan ekonomi (economic development), tranportasi (transportation) dan mereformasi birokrasi (restructuring government).

Prinsip strategis: Penerapan prinsip strategis adalah untuk membantu memastikan bahwa kota Charlotte akan menjadi pilihan masyarakat. Ada delapan prinsip strategis yang ditetapkan dan disebut Prinsip Pertumbuhan Cerdas (Smart Growth Principles), yaitu:

1. Mempertahankan kapasitas perencanaan penggunaan lahan

2. Mengupayakan keputusan penggunaan lahan yang efektif

3. Memperkuat masyarakat melalui lingkungan yang sehat

4. Merancang kota untuk mendukung kehidupan yang harmonis

5. Melindungi lingkungan

6. Memperluas aneka pilihan transportasi

7. Menggunakan investasi publik sebagai katalisator untuk mencapai hasil yang diinginkan

Perspektif: Dengan penekanan pada “keseimbangan”, balanced scorecard Kota Charlotte menggunakan empat perspektif untuk menjawab kebutuhan pelayanan yang diinginkan oleh masyarakat.

1. Perspektif Pelanggan: melayani pelanggan.

Manajer kota harus mengetahui apakah pemerintah kota betul-betul memenuhi kebutuhan masyarakat. Mereka harus menjawab pertanyaan: Apakah organisasi menyediakan apa yang diinginkan oleh masyarakat?

2. Perspektif Proses Internal: Menyediakan pelayanan secara kompetitif.

Manajer kota harus berfokus pada tugas penting yang memungkinkan mereka untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Manajer kota harus menjawab pertanyaan: Dapatkah pemerintah kota meningkatkan pelayanan dengan mengubah cara pelayanan itu disampaikan?

3. Perspektif Keuangan: Mengelola anggaran secara akuntabel.

Manajer kota harus berfokus pada bagaimana cara memenuhi kebutuhan pelayanan secara efisien. Mereka harus menjawab pertanyaan: Apakah pelayanan yang diberikan telah dilaksanakan dengan biaya yang rendah?

4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan: Mengembangkan kapasitas karyawan.

Kemampuan organisasi untuk meningkatkan dan memenuhi permintaan masyarakat terkait secara langsung dengan kemampuan karyawan untuk memenuhi permintaan itu. Pemerintah kota harus menjawab pertanyaan: Apakah pemerintah kota menggunakan teknologi yang sesuai dan melakukan pelatihan karyawan untuk kemajuan yang berlanjut?

Sasaran

Kota Charlotte memilih 16 sasaran perusahaan untuk scorecard organisasinya. Setiap sasaran organisasi secara garis besar digambarkan sedemikian sehingga ia memberikan konteks untuk mencapai apa organisasi itu dibentuk. Hubungan antara lima area fokus, empat perspektif dan 16 sasaran organisasi merupakan panduan bagi setiap unit dan karyawan dalam melaksanakan kegiatannya.

Kaitan

Sasaran yang strategis harus saling dihubungkan dalam suatu hubungan sebab-akibat. Misalnya, jika suatu organisasi memberikan karyawan dengan pelatihan yang perlu untuk “Mempromosikan Pembelajaran & Pertumbuhan”, maka organisasi itu akan dapat “Menyampaikan Pelayanan secara Kompetitif”. Ini akan mempengaruhi kemampuan organisasi itu untuk “Meningkatkan Pelayanan bagi Masyarakat” yang pada akhirnya “Menyediakan Aneka Pilihan Pelayanan”.

Ukuran & Target

Untuk setiap sasaran strategis, ada satu set ukuran dan target strategis. Ini dijabarkan dalam rencana strategis untuk setiap area fokus.

Penerapan di Berbagai Organisasi

Balanced scorecard sudah diterapkan di banyak lembaga pemerintah, baik pada tingkat pusat maupun daerah. Di AS instansi Federal yang menggunakan balanced scorecard antara lain adalah Department of Agriculture, Natural Resource Conservation, Forrest Service, Department of Commerce, Fish & Wildlife Service, Bureau of Reclamation, Environmental Protection Agency, Council on Environmental Quality. Sedang negara bagian yang sudah menerapkan balanced scorecard diantaranya Alaska, Oregon, Washington, California, Idaho, Montana. Pada tingkat lokal, setingkat kecamatan di Indonesia, balanced scorecard sudah dipergunakan di 39 Counties, 277 Cities, 44 Sewer Districts, 125 Water Districts, 36 Irrigation Districts, 32 Public Utility Districts, 14 Port Districts, 48 Conservation Districts, dan 170 Municipal Water Suppliers.

Kesimpulan

Balanced Scorecard adalah sebuah cara pandang baru bagaimana suatu organisasi akan dapat lebih baik lagi dikelola. Balanced scorecard merupakan bagian dari sistem manajemen strategis, yang perlu dirumuskan oleh setiap organisasi, agar dapat mencapai visi dan misinya secara efektif. Balanced scorecardmemberikan prosedur bagaimana tujuan organisasi dirinci ke dalam sasaran-sasaran dalam berbagai perspektif secara lengkap, dengan ukuran-ukuran yang jelas. Balanced scorecard merupakan mekanisme untuk membuat organisasi, termasuk organisasi pemerintah, berfokus pada strategi, karena penerapanbalanced scorecard memungkinkan semua unit dalam organisasi memberikan kontribusi secara terukur pada pelaksanan strategi organisasi. Balanced scorecard seyogyanya dikembangkan oleh setiap organisasi pemerintah untuk mempertajam perannya dalam menjalankan fungsi-fungsi pemerintahan, sehingga membedakannya dengan organisasi pemerintah lain. Tugas pengawasan oleh DPR terhadap pemerintah akan dipermudah jika instansi pemerintah memiliki strategi berbasis balanced scorecard. Perumusan balanced scorecard bukan suatu pekerjaan sekali jadi, melainkan tugas yang terus menerus, dengan setiap saat ada proses penyempurnaan dan yang terpenting adalah ia dimanfaatkan untuk mencapai visi dan misi organisasi▪

Daftar Pustaka

Kaplan R.S. & Norton, D.P.; The Balanced Scorecard, Translating Strategy into Action, 1996

Mulyadi, Balanced Scorecard, 2001

Vincent Gaspersz; Sistem Manajemen Kinerja Terintegrasi Balanced Scorecard dengan Six Sigma, 2002

Amin Widjaja T.; Memahami Balanced Scorecard, 2002

Sony Yuwono, et.al; Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard, 2003

Beberapa artikel dalam www.BSCol.com dan www.charmeck.org